O czym pamiętać przed zakupem urządzenia fiskalnego Leave a comment

Czy tak naprawdę potrzebujesz prowadzić sprzedaż produktów czy usług rejestrowaną na urządzeniu fiskalnym, czy potrzebujesz drukarki czy kasy fiskalnej, jak dobrać urządzenie do profilu swojej działalności, jakich formalności dokonać po zakupie kasy czy drukarki fiskalnej, jak uzyskać zwrot z urzędu skarbowego za zakup pierwszej kasy, słownik pojęć i wiele więcej.

1. Kto musi mieć kasę fiskalną?
2. Kupno kasy lub drukarki fiskalnej
3. Jak zgłosić do urzędu skarbowego zamiar korzystania z kasy fiskalnej?
4. Fiskalizacja
5. Jak dokonać zgłoszenia zafiskalizowanej kasy do urzędu skarbowego?
6. Jak uzyskać zwrot z urzędu skarbowego za kasę fiskalną?
7. Jak użytkować kasę, czyli obowiązki właściciela po zakupie

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Powinieneś mieć urządzenie fiskalne jeżeli sprzedajesz towary/usługi osobom fizycznym lub rolnikom ryczałtowym oraz przekraczasz obrót roczny w kwocie 20 tys. zł lub mniej, jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku. Czyli jeżeli sprzedaż zaczynasz 1 stycznia, to limit wynosi 20 tys. zł. Jeśli rozpoczniesz działalność 1 października, to twój limit wyniesie 5042 zł (92 dni / 365 dni * 20 tys zł).

Kolejnym warunkiem posiadania kasy fiskalnej jest sprzedaż lub świadczenie usług, co do których istnieje ustawowy obowiązek stosowania kas rejestrujących, np: fryzjer, kosmetyczka, przewóz osób, osoby prowadzące sprzedaż silników. Pełna lista jest dostępna w rozporządzeniu pod poz. § 4. 1.

Powinieneś mieć również kasę jeśli prowadzisz sprzedaż mieszaną, zwolnioną i podlegającą rejestracji na kasie, a udział sprzedaży zwolnionej jest mniejszy niż 80% całkowitego obrotu.

Kasę fiskalną powinni mieć podatnicy VAT jak również podmioty zwolnione z podatku VAT.

Kupno kasy lub drukarki fiskalnej

Jeżeli wiesz, że potrzebujesz urządzenie rejestrujące, zapewne największym wyznacznikiem wyboru będzie cena. Chcielibyśmy też zwrócić uwagę na inne. równie ważne, kwestie.

Producent urządzeń fiskalnych

• przede wszystkim jakość serwisu
• jakość wykonania
• intuicyjność obsługi
• wygląd

Dlatego w naszym sklepie duży nacisk kładziemy na kasy oraz drukarki fiskalne firmy Posnet oraz Novitus. Urządzenia te charakteryzują się umiarkowaną ceną, wysoką jakością wykonania, ładnym designem oraz doskonałym serwisem. Dodatkowo firma Posnet wprowadza nowe urządzenia z konsekwencją w tworzeniu oprogramowania co sprawia, że nauka nowego lub kolejnego urządzenia tej firmy jest ułatwiona i intuicyjna. Firma Novitus wprowadza urządzenia charakteryzujące się również wysoką wytrzymałością i dbałością o detale, jak również firma Novitus stara się wprowadzać wiele nowoczesnych rozwiązań, których inni producenci nie posiadają, chociażby dotykowe kasy fiskalne NEXT i ONE.

Czy potrzebujesz kasę czy drukarkę? Co to jest kasa fiskalna, a co to jest drukarka fiskalna?

Kasa fiskalna

Kasa jest autonomicznym urządzeniem do prowadzenia sprzedaży produktów lub usług. Przeznaczone są raczej małych i średnich punktów sprzedaży. Po zakupie kasy, jej konfiguracji, wprowadzeniu do niej indeksów i dopełnieniu urzędowych obowiązków możemy już zacząć sprzedaż rejestrowaną na kasie. W zależności od urządzenia do kasy możemy podłączyć czytnik kodów, terminal płatniczy, wagę czy szufladę kasową. Do obsługi kasy fiskalnej wystarczy kasjer/sprzedawca. 

Zaletami kasy fiskalnej są:

• niższe koszty zakupu niż drukarki fiskalnej
• po wprowadzeniu indeksów do kasy możemy prowadzić sprzedaż
• do obsługi potrzebny jest tylko sprzedawca

Wadami kasy fiskalnej są:

• brak możliwości zarządzania stanami magazynowymi
• brak możliwości wystawienia faktury VAT bezpośrednio z kasy
• w zależności od modelu i marki kasa zazwyczaj ma brak możliwości stosowania automatycznych systemów rabatowych

Drukarka fiskalna

Drukarka fiskalna również służy do sprzedaży rejestrowanej, różnicą jest to, że jest urządzeniem pracującym w zestawie urządzeń sprzedażowych, w którym to pełni rolę tylko i wyłącznie drukowania paragonów czy faktur, a zarządzanie sprzedażą pełni urządzenie z zainstalowanym oprogramowaniem sprzedażowym, jak np: komputer, tablet czy POS. Przeznaczeniem drukarek fiskalnych są więc miejsca z, w których jest duża baza towarowa lub tam gdzie właściciel chce lepiej zarządzać sklepem prowadząc statystyki sprzedażowe czy stany magazynowych, które to są aktualizowane na bieżąco po każdej sprzedaży.

Zaletami drukarki fiskalnej są:

• oprócz paragonu wydrukujemy fakturę VAT oraz druki niefiskalne z dodatkowymi informacjami, np. promocyjnymi
• sprzedaż automatycznie aktualizująca stany magazynowe
• zaawansowane możliwości promocyjne

Wadami drukarki fiskalnej są:

• do pracy wymagany jest system sprzedażowy oraz urządzenie, na którym ten system będzie zainstalowany
• a co za tym idzie zwiększają się koszty początkowe rozpoczęcia sprzedaży

Wersja kasy fiskalnej z kopią papierową, kopią elektroniczną czy wersja ONLINE?

Kasy fiskalne z kopia papierową

Posiadają 2 roli papieru gdzie jedna rolka służy do drukowania paragonów wydawanych klientom, a druga rolka służy jako kopia dla urzędu skarbowego. Kopię paragonów powinniśmy przechowywać przez okres 5 lat w w warunkach zapewniających im czytelność przez cały ten okres. Kasy fiskalne z kopią papierową będziemy mogli zakupić do 31 sierpnia 2019 roku, po tym okresie zostaną wycofane ze sprzedaży. Od 1 maja 2019 nie dostaniemy ulgi na zakup z urzędu skarbowego na tą wersję kasy. 

Kasy fiskalne z kopią elektroniczną

Urządzenie z jedną rolką drukującą paragony w wersji oryginalnej dla klienta, kopia zapisywana jest w formie pliku na wbudowanej do urządzenia karcie pamięci SD, na której to zmieści się 1 milion paragonów co wystarczy nam na cały okres użytkowania kasy. Dzięki zastosowaniu szerszego papieru do wydruków oraz brak drugiej rolki papieru sprawia, że koszty użytkowania kasy w tej formie znacznie się zmniejszają. W każdej chwili możemy wydrukować dowolną ilość paragonów z pamięci urządzenia. Ta wersja kas i drukarek fiskalnych będzie w sprzedaży do 31 grudnia 2022 roku. Od 1 maja 2019 nie dostaniemy ulgi na zakup z urzędu skarbowego na tą wersję kasy chyba.

Czy kasy / drukarka fiskalna w wersji online?

Jest to urządzenie podobnie działające jak wersja z kopią elektroniczną z tą różnicą, że urządzenie na bieżąco za pośrednictwem internetu wysyła informacje do Centralnego Repozytorium Kas, dlatego też musimy zapewnić urządzeniu dostęp do internetu (w zależności od producenta oraz modelu) w postaci modułu gsm, wifi lub poprzez przewód Ethernet. Karta pamięci jest teraz pamięcią chronioną bez możliwości samodzielnej wymiany. Ulga na zakup pierwszej kasy lub drukarki fiskalnej będzie obowiązywała tylko ten typ urządzenia. Dodatkowo przedsiębiorcy, którzy ustawowo są zmuszeni do zmiany urządzeń rejestrujących na wersję online również mogą ubiegać się o zwrot z tytuły nabycia urządzenia fiskalnego.

Dobór odpowiedniego urządzenia rejestrującego

Jeśli zdecydowaliśmy się na producenta musimy dobrać urządzenie do specyfiki rodzaju prowadzonej działalności, każde dodatkowe możliwości urządzenia czy dodatki do niego będą skutkowały zwiększoną ceną, bierzemy pod uwagę: 

• miejsce prowadzenia działalności – stacjonarną czy mobilną – chodzi o wielkość i możliwość przenoszenia oraz to czy dane urządzenie posiada np. wydajny akumulator, komunikacja GSM
• przypuszczalną częstotliwość sprzedaży – czy będziemy 10 paragonów dziennie czy 500 – wydajność i wytrzymałość
• ilość sprzedawanych indeksów – czy będzie to 30 czy 5000, każde urządzenie ma ograniczoną ilość wprowadzonych PLU
• jakie akcesoria będziemy potrzebować – musimy dobrać urządzenie pod kątem obsługiwanych dodatkowych urządzeń (czy urządzenie posiada odpowiednie porty rozszerzeń), czyli czy będziemy mogli podłączyć wagę, skaner kodów, szufladę kasową, a może potrzebujemy komunikację z internetem w urządzeniu
• wielkość urządzenia – możliwość aranżacji lady sklepowej, komfort użytkowania.

Dokonanie fiskalizacji

Czyli uaktywnienia kasy, przypisanie nr. NIP użytkownika do modułu fiskalnego. Czynność ta dokonywana jest przez właściciela oraz serwisanta. Potwierdzeniem fiskalizacji jest wydruk raportu fiskalnego dobowego, który potem załączany jest do książki kasy. W sklepie UFiSS.pl czynność fiskalizacji jest wliczona w cenę zakupionego urządzenia.

Dane potrzebne do fiskalizacji:

1. Pełna nazwa firmy;
2. Dane adresowe, na które firma jest zarejestrowana;
3. Adres prowadzenia działalności;
4. Numer NIP;
5. Dane US z którym rozlicza się podatnik;
6. Inne dane mające drukować się na paragonie (nr telefonu, email itp.).

Zgłoś kasę do twojego urzędu skarbowego

DOTYCZY TYLKO URZĄDZEŃ FISKALNYCH Z KOPIĄ ELEKTRONICZNĄ

Po dokonaniu fiskalizacji masz 7 dni na zgłoszenie danych kasy fiskalnej do urzędu skarbowego. Na podstawie zgłoszenia otrzymasz numer ewidencyjny, który wpisujesz w książce kasy oraz w sposób trwały musisz nanieść na samo urządzenie fiskalne. Takiego samego zgłoszenia dokonuje serwisant fiskalizujący twoją kasę. Zarejestrować kasę możesz:

• podczas wizyty w urzędzie
• listownie
• elektronicznie – online

Usługa rejestracji kasy jest bezpłatna.

Uzyskaj zwrot za zakup kasy lub drukarki fiskalnej

Od 1 maja 2019 roku zwrot za kasę fiskalną dotyczy tylko urządzeń w wersji online oraz osób, które kupują swoje pierwsze urządzenie fiskalne. 

Osoby, które chcą wymienić obecną kasę z kopią papierową lub elektroniczną mogą tego dokonać jeżeli przynależą do grup, na których ten obowiązek jest narzucony ustawą.

Więcej na ten temat w tym artykule – Ulga za zakup kasy lub drukarki fiskalnej.

Obowiązki właściciela i operatora kasy lub drukarki fiskalnej w trakcie jego użytkowania urządzenia

Najbardziej oczywistym jest drukowanie paragonów lub faktur VAT do każdej transakcji oraz wydawanie oryginalnych paragonów klientowi.

Do obowiązków należy także drukowanie raportów dobowy, miesięcznych, dokonywanie obowiązkowych przeglądów technicznych co 24 miesiące.

Więcej na ten temat w tym artykule – O czym pamiętać po zakupie urządzenia fiskalnego.

Pozostałe informacje

Jeśli jeszcze nie wszystko jest jasne lub masz więcej pytań, skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy:

UFiSS.pl
tel:   +48 573 006 727
mail: [email protected]