O czym pamiętać po zakupie urządzenia fiskalnego Leave a comment

Zazwyczaj tuż po zakupie kasy bądź drukarki fiskalnej, po szkoleniu z jego obsługi i dopełnieniu formalności z Urzędem Skarbowym zapominamy o obowiązkach ciążących na nas z racji jego posiadania. Sam fakt korzystania z kasy bądź drukarki to nie wszystko. Oprócz tak oczywistych czynności jak wydawanie klientowi oryginał paragonu przy każdej sprzedaży, musisz pamiętać o kilku obowiązkach:

1. Obowiązek wykonywania raportów dobowych
2. Obowiązek wykonywania raportów miesięcznych
3. Okresowy przegląd urządzenia
4. Książka serwisowa kasy fiskalnej
5. Co zrobić gdy pomyliłem się podczas wystawiania paragonu

Obowiązek wykonywania raportów dobowych (fiskalnych, zerujących)

Każdy dzień sprzedaży, w którym była wykorzystana kasa lub drukarka fiskalna powinien być zakończony wygenerowaniem raportu dobowego fiskalnego. Raport ten informuje Cię o wielkości sprzedaży bieżącego dnia z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, którym objęty jest towar lub usługi które sprzedajesz.

Raport ten posiada także znak szczególny w postaci dokładnej daty wydruku – czyli jeśli w dniu dzisiejszym dokonywaliśmy sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, taka sama data (godzina i minuta rzecz jasna będzie inna)  będzie widniała na wydruku. Upraszczając – masz czas do 23.59 aby za bieżący dzień wykonać raport dobowy. Jeśli zapomnisz o wykonaniu raportu w wymaganym terminie, kasa po jej uruchomieniu następnego dnia odnotuje zmianę daty i przypomni (przed pierwszą sprzedażą) o nie wykonanym raporcie dobowym.

Jeśli nie sprzedawaliśmy danego dnia (dzień wolny od pracy, sprzedaż dokumentowaliśmy tylko fakturami VAT itp.) – nie wykonujemy „zerowego” raportu dobowego.

Każdy raport fiskalny dobowy zajmuje kolejne miejsce w pamięci fiskalnej – w zafiskalizowanym urządzeniu „nie bawimy” się ich wykonywaniem.

Obowiązek wykonywania raportów czytających miesięcznych (fiskalnych)

Wraz z nastaniem nowego miesiąca współczesne urządzenia fiskalne będą przypominały o konieczności wykonania raportu miesięcznego za poprzedni miesiąc. Przedsiębiorca wg aktualnie obowiązujących przepisów ma na to czas do 25. dnia miesiąca, następującego po danym miesiącu.  Próba wygenerowania raportu przed czasem (np. ostatniego dnia bieżącego miesiąca) może zakończyć się wygenerowaniem błędu.

Raport miesięczny można drukować dowolną ilość razy – jest to raport czytający, nie zeruje statystyk – jedynie „zużywa papier” (w pełnej formie to wydruk składający się z raportów dobowych wygenerowanych w danym miesiącu oraz ich podsumowanie).

Okresowy przegląd urządzenia

Podobnie jak np. z samochody, urządzenia fiskalne podlegają okresowym przeglądom technicznym. W ich przypadku częstotliwość nie może być mniejsza niż raz na 24 miesiące. Wykonanie przeglądu dokumentowane jest odpowiednim formularzem, wpisem do książki serwisowej a także fakturą za jego wykonanie.

Nowoczesne urządzenia fiskalne już na ok. 14 dni przed terminem przypominają (w formie odpowiedniego wydruku)  o zbliżającym się terminie przeglądu. Warto nie odkładać go „na ostatnią chwilę” i pamiętać o tym, że to właściciel urządzenia odpowiada za terminowość sprawdzenia technicznego.

Pamiętaj, że każde urządzenie fiskalne – choć z niego nie korzystasz – musi być cyklicznie uruchamiane (aby wykonać chociażby zerowy raport miesięczny). Przerwa w pracy urządzenia dłuższa niż rok, może skutkować koniecznością wizyty w serwisie! Akumulator nie znosi całkowitego rozładowania!

Książka serwisowa kasy fiskalnej

Książka jest paszportem twojej kasy fiskalnej. Masz obowiązek jej przechowywania przez cały okres użytkowania urządzenia rejestrującego i udostępniać ją na każde żądanie urzędu skarbowego lub serwisanta, dlatego najlepiej przechowywać ją w pobliżu kasy fiskalnej, np w szufladzie kasjerskiej pod przegrodami. 

Jeśli książka serwisowa zaginie musisz niezwłocznie zgłosić się do serwisu w celu uzyskania duplikatu. Trzeba też powiadomić o fakcie naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni.

Nie myli się tylko ten, co nic nie robi…

Pomyłki zdarzają się każdemu – kasy fiskalne umożliwiają do pewnego momentu skuteczną korektę błędnego paragonu. W przypadku kiedy np. omyłkowo wybijemy cenę usługi/produktu zazwyczaj wystarcza użycie klawisza „C”. Wciskając ten klawisz bieżącą wartość można poprawić lub usunąć. Po wybiciu pełnej sekwencji ilość+cena+PLU korekta także jest możliwa – używamy funkcji „storno”, która usunie błędnie nabitą linię paragonu. Aby wycofać rozpoczęty paragon niezbędne jest jego anulowanie.

Zarówno operacja storno, jak i anulowanie paragonu nie są do końca transparentne – strono będzie odnotowane na bieżącym paragonie, anulacja będzie widoczna na raporcie dobowym.

Pamiętaj, że jeśli zauważysz pomyłkę po wydrukowaniu paragonu nie możesz dać go nabywcy. Nie powinieneś go także wyrzucać – będzie on potrzebny do sporządzenia korekty.